تعریف جامع روابط عمومی

تعریف جامع روابط عمومی! اکثر سازمان‌های دولتی و خصوصی و حتی اشخاص، یک یا چند نفر را به عنوان مسئول روابط عمومی سازمان منصوب می‌کنند. اما تعریف درستی از آن ارائه نمی‌دهند. در ادامه به تعریف روابط عمومی و بیان وظایف آن خواهم پرداخت.

روابط عمومی چیست؟

روابط عمومی به یک فرد یا سازمان کمک می‌کند که رابطه‌ای سازنده و مثبت با عموم جامعه داشته باشد. این کار از طریق ارتباطات، رسانه‌های سنتی، شبکه‌های اجتماعی و برخوردهای حضوری (سخنرانی‌ها، دیدارها و…) انجام می‌پذیرد. علاوه بر این، دفاع از شهرت و محبوبیت سازمان در جریان بحران‌های مختلف نیز بر عهده‌ی روابط عمومی‌ می‌باشد.

روابط عمومی به یک فرد یا سازمان کمک می‌کند که رابطه‌ای سازنده و مثبت با عموم جامعه داشته باشد.

روابط عمومی یک سازمان، شرکت، دولت یا فرد تلاش می‌کند داستان‌هایی را به گوش مردم و جوامع برساند؛ با این هدف که در آن‌ها حس مثبتی نسبت به اهداف، موفقیت‌ها، موقعیت یا محصول خاصی ایجاد شود. یکی دیگر از تفاوت‌های روابط عمومی با تبلیغات در این مورد است. تبلیغات جامعه‌ی هدف بسیار مشخصی دارد که حاضرند برای یک محصول پول پرداخت کنند اما روابط عمومی -همان‌طور که از اسم‌اش پیداست- با عموم مردم و کل جامعه سر کار دارد.

مثلا فرض کنید شما مسئول روابط عمومی شرکتی هستید که به تازگی برنده‌ی یک جایزه‌ی خاص به خاطر عمل‌کردش شده است. یکی از گزینه‌های شما برای استفاده از این اتفاق، درخواست از یک خبرنگار برای تهیه‌ی گزارش در این مورد است تا افراد بیش‌تری درمورد موفقیت شرکت‌تان بدانند. خبرنگار هم به دلیل ارزشی که این خبر می‌تواند به مخاطب رسانه‌اش برساند، چنین کاری را قبول می‌کند. (ارزش خبری: مردم دوست دارند برندهای خوب را -به خصوص در سطح محلی- بشناسند تا در صورت نیاز از آن‌ها خرید کنند.)

روابط عمومی تلاش می‌کند داستان‌هایی را به گوش مردم برساند که حس مثبتی نسبت به اهداف، موفقیت‌ها، موقعیت یا محصول خاصی ایجاد می‌کنند.

تنها وظیفه‌ی روابط عمومی، ایجاد روایت‌های مثبت نیست. کنترل خسارت‌هایی که به شهرت یک فرد یا سازمان وارد می‌شود نیز از جمله اهداف روابط عمومی‌ست.

مثلا فرض کنید که شرکت شما تولیدکننده‌ی یک محصول برای مصرف‌کنندگان عمومی‌ست. یک روز خبر می‌رسد که آخرین تولیدات شما به سلامتی چند نفر از این مصرف‌کنندگان ضربه زده است. (مثلا ماده‌ی خوراکی تولید کرده‌اید که چندین نفر را مسموم کرده) یک کمپین ساده‌ی تبلیغاتی برای کنترل خسارت در چنین مواردی اصلا کافی نیست.

مثلا در این موقعیت، روابط عمومی از راه‌های مختلف به مردم و تمامی مصرف‌کنندگان اعلام می‌کند که از آخرین تولیدات شرکت استفاده نکنند و آن‌ها را به مراکز خاصی بازگردانند. بعد دلیل اتفاق را منتشر کرده و این خبر را پخش می‌کند که اقدامات جدیدی برای بالا بردن امنیت خط تولید انجام شده تا چنین اتفاقی دیگر تکرار نشود. اقدامات جدید به شکلی کاملا شفاف برای عموم مردم توضیح داده می‌شوند تا اعتماد آن‌ها نسبت به محصول احیا شود.

مجموعه‌ی این اقدامات، شهرت مثبت شرکت را حفظ می‌کنند و رابطه‌ی آن با مخاطبین را هم مثبت نگه می‌دارند.

کنترل خسارت‌هایی که به شهرت یک فرد یا سازمان وارد می‌شود نیز از جمله اهداف روابط عمومی‌ست.

روابط عمومی فقط برای کنترل یا روایت داستان بعد از اتفاق افتادن آن نیست. بلکه برای ساختن درست داستان هم ضرورت دارد. حرفه‌ای‌های روابط عمومی باید به مدیران سازمان مشاوره دهند تا اهداف و سیاست‌ها به بهترین شکل ممکن تبیین شوند. تصمیمات مهم در موقعیت‌های مختلف به درستی اتخاذ شوند و برنامه‌های جانبی مناسبی برای حفظ ارتباط سازنده با جامعه طراحی و اجرا شوند.

علاوه بر این‌ها، روابط عمومی، زبان پاسخ‌گوی سازمان نیز هست و باید آماده‌ی توضیح درمورد تمام عمل‌کردها باشد و بتواند موضع سازمان در برابر مسائل مختلف را بیان کند. طبیعتا برای این کار، هماهنگ بودن مسئولین روابط عمومی با مدیران سازمان و دپارتمان‌های دیگر به خصوص بازاریابی و فروش حیاتی‌ست.

☑️ فعالسازی ارتباطات سازمانی
☑️ فعالسازی ارتباطات مردمی
☑️ تولید محتواهای مناسب
☑️ ارزیابی مداوم فعالیت ها
☑️ پاسخگویی مطلوب به شکایات و انتقادات
☑️ پیگیری مطالبات سازمانی و مردمی
☑️ ارائه گزارش های مداوم از سازمان
☑️ تحلیل دائمی چهره سازمان
☑️ تحلیل دائمی رابطه مردم با سازمان
☑️ تحلیل ضعف ها و قوت های سازمان
☑️ تحلیل آینده‎‌ی سازمان

روابط عمومی الکترونیک، روش به کار گرفتن فن آوری جدید ارتباطی و رسانه های نوین اطلاع رسانی برای ارایه خدمات منطبق بر خواسته و نیازهای مخاطبان به طور لحظه ای به منظور تحقق بخشیدن به هدف های روابط عمومی است. راه اندازی روابط عمومی الکترونیک رسیدن به زمانی است که بتوان تمام خدمات یک سازمان را به طور شبانه روزی و بدون نیاز به مراجعه فیزیکی مخاطبان آن سازمان و تنها با اتصال به پایگاه های الکترونیکی آن نهاد انجام داد.

روابط عمومی نقش مهم و برجسته ای در برخورد با مخاطبان سازمان دارد و به علت حجم فراوان و ارتباط آن با تعداد بسیاری از مخاطبان که در خواست اطلاعات می کنند، می تواند روش مناسبی در اختیار مدیران سازمان و حتی وب سایت اینترنتی سازمان قرار دهد. هم چنین از این طریق مردم می توانند، نظر خود را راحت تر و سریعتر به مسئولان سازمان برسانند. سرعت اطلاع رسانی اصلی ترین عاملی است که روابط عمومی الکترونیک را به روابط عمومی سنتی تحمیل کند.

روابط عمومی، ترجمانی از مدیریت، علم ، هنر، مسئولیت‌پذیری، اندیشه بسیط، عشق، راست‌گویی، تعهد به آرمان‌های سازمانی و فهم و انتقال خواست‌های مخاطبان است.

یک مدیر روابط عمومی شاخصه‌های یاد شده را یا باید کسب کند و سپس این سمت و مسئولیت را بپذیرد و یا اگر هنوز ملبس به آن نیست از پذیرش آن سرباز زند.

مدیریت و تدبیر را از شاخصه‌های اصلی روابط عمومی می‌دانیم و اگر کسی توانمندی و شایستگی پذیرش مسئولیتی چنین خطیر را در یک مجموعه در خود نمی‌بیند عین تدبیر است که شرایط تخریب خود و عنوان شغلی و موقعیت و جایگاه یک مدیر روابط عمومی را ایجاد نکند و این یعنی اولین و مهمترین شرط (شجاعت نقد خود) را داراست و این آغاز مبارکی است برای فردایی که سایر آیتم‌ها را هم در خود پرورش داده و آماده پذیرش مسئولیت روابط عمومی شود.

انجمن روابط عمومی ایران
شارا